Tájékoztatók az elektronikus ügyintézést biztosító szervek részére

Az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény (a továbbiakban: E-ügyintézési tv.) az elektronikus ügyintézést biztosító szerv és az ügyfél elektronikus kapcsolatának általános szabályait, továbbá az elektronikus ügyintézést biztosító, valamint az együttműködésre kijelölt közfeladatot ellátó szervek – a felsőoktatási intézmények – informatikai együttműködésével kapcsolatos rendelkezéseket tartalmazza. Az E-ügyintézési tv. 1. § 17. pontja határozza meg, hogy mely szervek minősülnek elektronikus ügyintézést biztosító szerveknek.

Az E-ügyintézési tv. 2. § (1) bekezdése alapján az elektronikus ügyintézést biztosító szervek a feladat- és hatáskörükbe tartozó ügyek, valamint a jogszabály alapján biztosítandó szolgáltatásaik igénybevételéhez, lemondásához vagy módosításához szükséges ügyeknek az ügyfelekkel történő elektronikus intézését kötelesek biztosítani.

A feladat- és hatáskört kiterjesztően kell értelmezni, így abba nem csak a hatósági ügyek, valamint azon ügyek tartoznak, amelyeket az adott szerv ágazati jogszabálya a feladatának kifejezetten előír, hanem minden olyan feladat is, amit más jogszabály ír elő a szerv számára, vagy amely feladatot a szerv felvállalta, így a panaszkezelés, közérdekű adatigénylés is.

Az E-ügyintézési tv. által az elektronikus ügyintézést biztosító szervek számára előírt legfontosabb kötelezettségek a következők: 

1. Az E-ügyintézési tv. 8. § (1) bekezdése alapján az ügyfél – törvény, eredeti jogalkotói hatáskörben megalkotott kormányrendelet eltérő rendelkezése hiányában – jogosult az elektronikus ügyintézést biztosító szerv előtt az ügyei intézése során ügyintézési cselekményeit elektronikus úton végezni, nyilatkozatait elektronikus úton megtenni.

   Az elektronikus ügyintézést biztosító szervek számára az E-ügyintézési tv. 25. § (3) bekezdése határozza meg, hogy az általuk működtetett elektronikus ügyintézést biztosító rendszereknek minimálisan milyen feltételeknek kell megfelelni. Itt került rögzítésre, hogy mely szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokhoz (SZEÜSZ), illetve mely központi elektronikus ügyintézési szolgáltatásokhoz (KEÜSZ) történő csatlakozás kötelező az elektronikus ügyintézést biztosító szervek számára.

   Az elektronikus ügyintézést biztosító szerv köteles olyan, elektronikus ügyintézést biztosító információs rendszer működtetésére, amely biztosítja legalább:

1. az ügyfél ügyintézési rendelkezésének (a továbbiakban: RNY) lekérdezését,
2. a személyre szabott ügyintézési felületen (a továbbiakban: SZÜF) keresztül történő ügyintézés lehetőségét,
3. elektronikus azonosításhoz kötött szolgáltatás nyújtása esetén a központi azonosítási ügynök (a továbbiakban: KAÜ) szolgáltatáson keresztül elérhető elektronikus azonosítási megoldások ügyfél általi használatát
4. a Kormány rendeletében meghatározott biztonságos kézbesítési szolgáltatáson (a továbbiakban: BKSZ) keresztül történő kézbesítést, a neki címzett üzenetek fogadását,
5. az ügyfél által elektronikus úton tett jognyilatkozatok, elküldött iratok kézhezvételének jogszabályban meghatározott módon történő haladéktalan igazolását,
6. a legalább fokozott biztonságú és közigazgatási követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással ellátott, illetve elektronikus bélyegzővel ellátott elektronikus dokumentumok feldolgozását,
7. e törvény szerint hitelesített dokumentumok előállítását,
8. az ügyfél részére kézbesítendő iratok kézbesítését a 14. § szerint valamennyi típusú kézbesítés útján,
9. az E-ügyintézési tv. 1. § 17. pont a)–i) alpontjában foglalt szervek esetében az eljárásért fizetendő terhek elektronikus fizetését, és
10. az elektronikus e-Űrlap szolgáltatással létrehozott elektronikus űrlapok kezelését.

Az elektronikus ügyintézést biztosító információs rendszer fenti követelményeknek megfelelő működtetését teszik lehetővé a Kormány által kötelezően biztosított SZEÜSZ, illetve KEÜSZ szolgáltatások, amelyeket – néhány kivétellel - az elektronikus ügyintézést biztosító szervek díjmentesen vehetnek igénybe.

 Az elektronikus ügyintézés megvalósulását segítik elő a kötelezően igénybe veendő KEÜSZ-ök közül:

• az a) pont alapján az RNY,
• a b) pont alapján a SZÜF,
• a c) pont alapján a KAÜ, amely keretében a szerveknek – saját szakrendszerre épülő, egyedi azonosításhoz kötött szolgáltatás nyújtása esetén - a következő azonosítási módokat kell biztosítaniuk az ügyfelek részére:

• elektronikus személyazonosító igazolvány használatával történő azonosítás,
• részleges kódú telefonos azonosítás,
• ügyfélkapus azonosítás,
• videotechnológián keresztül történő azonosítás

Valamennyi belépési módozat biztosítása kötelező.

• a d, e), h) pontok alapján a BKSZ és a kapcsolódó hivatali tárhely (hivatali kapu), illetve
• a j) pont alapján a BKSZ szolgáltatáson keresztül fogadható, továbbá kezelhető elektronikus űrlapok.

Az f) pont esetében az elektronikus aláírások és bélyegzők érvényességének ellenőrzéséhez a kormányzati elektronikus aláírás-ellenőrzési szolgáltatás (a továbbiakban: KEAESZ) SZEÜSZ, valamint az aláíró alkalmazások (KEAASZ, eKAT) is alkalmasak az ellenőrzésre. Ezen szolgáltatások igénybe vétele nem kötelező, hanem lehetőség a szervek számára.

A g) pont esetében az elektronikus dokumentumok hitelesítéséhez a kormányzati hitelesítés-szolgáltatás (a továbbiakban: GOVCA) SZEÜSZ biztosítja az elektronikus aláírással, bélyegzővel, időbélyegzővel kapcsolatos szolgáltatásokat. Az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII.19.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Vhr.) 79. § (2) bekezdés határozza meg, mely szerveknek kötelező igénybe venni a GOVCA szolgáltatásait, a többi elektronikus ügyintézést biztosító szerv számára ezen szolgáltatások igénybe vétele csak lehetőség. 

Az i) pont a bankkártyás fizetés vagy a banki átutalás lehetőségének biztosításával is teljesíthető, de az elektronikus fizetési és elszámolási rendszer (a továbbiakban: EFER) KEÜSZ is igénybe vehető a követelmény magasabb szintű teljesítéséhez. 

Emellett a Vhr. 68. §-a kötelezi az elektronikus ügyintézést biztosító szerveket az általános célú elektronikus kéreleműrlap (a továbbiakban: e-Papír) KEÜSZ útján előterjesztett beadványok befogadására, ha az adott ügytípus elektronikus űrlappal nem támogatott.

Az e-ügyintézést biztosító szerv köteles vagy  e-Űrlap szolgáltatás igénybevételére, vagy az E-ügyintézési tv. szerinti interaktív alkalmazás vagy saját, a Vhr. 19-21. § szerint kialakított online elektronikus űrlap biztosítására azon ügyek esetében, amelyeknél az e-Papíron előterjesztett kérelmek száma havi rendszerességgel eléri a 100 darabszámot. Tehát ezeknél az ügyeknél nem vehető igénybe az e-Papír szolgáltatás. 

A Vhr. 133. § (1) bekezdése alapján az e-Papír szolgáltatás célja, hogy olyan elektronikus ügyintézési forma álljon az ügyfelek rendelkezésére, amely igénybevételével – azonosítást követően - az elektronikus ügyintézést biztosító szervhez szabad szöveges beadványt terjeszthessenek elő, ha a beadvány elektronikus úton történő előterjesztésére jogszabály további formai követelményt nem állapít meg, továbbá, hogy azokban az eljárásokban vagy egyszerű ügyekben is legyen lehetősége ügyfélnek beadványát elektronikus úton továbbítani a szerv felé, amelyet gyakoriságuk vagy egyéb ok miatt nem indokolt szakrendszerrel támogatni.

A SZEÜSZ-ök és KEÜSZ-ök kijelölt szolgáltatóit az egyes, az elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó szervezetek kijelöléséről szóló 84/2012. (IV.21) Korm. rendelet határozza meg.

A szolgáltatások leírása, a csatlakozáshoz szükséges és a szolgáltatás nyújtásához kapcsolódó egyéb dokumentumok előzetes regisztrációt követően a https://szeusz.gov.hu oldalon érhetőek el. Az ügyintézés szabadon logóval jelölt szolgáltatások már online csatlakozási folyamat formájában is indíthatók.

2. Az elektronikus ügyintézést biztosító szerveket a Felügyelet felé tájékoztatási kötelezettség terheli az alábbiak szerint:

1. Az E-ügyintézési tv. 28. §-a értelmében az elektronikus ügyintézést biztosító szerv köteles az elektronikusan intézhető ügyeit a Felügyelet számára bejelenteni. Az E-ügyintézési tv. 50. §-a értelmében a Felügyelet ezen bejelentések alapján olyan adatbázist vezet és tesz nyilvánosan közzé, amelybe bárki, regisztráció vagy elektronikus azonosítás nélkül, ingyenesen betekinthet. Az adatbázis naprakész vezetéséhez szükséges ezen információk rendelkezése állása.
   

   Az elektronikus ügyintézést biztosító szervnek a Vhr. 136. § (3) bekezdése szerint az alábbi adatokat kell szolgáltatnia a Felügyelet felé:

   • nevét, székhelyét, hivatalos elektronikus elérhetőségét;
   • kapcsolattartójának nevét és elektronikus elérhetőségét, ha a kapcsolattartó az adatai kezeléséhez hozzájárult;
   • azon ügyfajtákat, amelyekben az elektronikus ügyintézés lehetőségét biztosítja, és ennek kezdő időpontját.
     
     
   Felhívom figyelmét, hogy az E-ügyintézési tv. 28. § (2) bekezdése előírja, hogy az elektronikus ügyintézést biztosító szerv a már bejelentett adatokban bekövetkezett változásokat a változás hatálybalépése előtt legkésőbb 15 nappal köteles bejelenteni a Felügyeletnek.

   Tájékoztatom, hogy az elektronikus ügyintézést biztosító szervek által bejelentett elektronikusan intézhető ügyek nyilvántartása elérhető az alábbi elérhetőségen: 

   https://www.dmu.gov.hu/nyilvantartasok

2. A Felügyelet által rendszeresített elektronikus űrlapok útján van lehetőség az elektronikusan intézhető ügyek bejelentésére, valamint törlésére:

   https://www.dmu.gov.hu/elektronikus-ugyek

   https://www.dmu.gov.hu/elektronikus-ugyek-torlese

3. Az E-ügyintézési tv. 65. § (1) bekezdésére figyelemmel az elektronikus ügyintézést biztosító szerv információátadási szabályzatot (a továbbiakban: IÁSZ) fogad el és küld meg a Felügyeletnek véleményezés céljából.
   

   Az IÁSZ kötelező adattartalmát a Vhr. 151. § (1) bekezdése határozza meg. Az IÁSZ elkészítéséhez segítséget nyújtó kitöltési útmutató és mintaszabályzat a Felügyelet honlapján található:

   https://www.dmu.gov.hu/Informacioatadasi-szabalyzattal-kapcsolatos-dokumentumok

   Az E-ügyintézési tv. 67. §-a értelmében azonos hatáskörű területi államigazgatási szervek tekintetében az irányító államigazgatási szerv, területi kamarák tekintetében az országos kamara, e szervekre kiterjedő hatállyal egységes információátadási szabályzatot fogadhat el.

   Az egységes információátadási szabályzat hatálya alá tartozó szervek - indokolt esetben - saját információátadási szabályzatot fogadhatnak el és információátadási megállapodást köthetnek, amelyben az egységes információátadási szabályzattól eltérhetnek.

   Az egységes információátadási szabályzatot és módosítását a hatálybalépése előtt legalább 30 nappal kell közzétenni és bejelenteni a Felügyeletnek.

   Az egységes információátadási szabályzat legkorábban a közzétételét követő 30. napon lép hatályba.
   
   A Vhr. 152. § (1) bekezdésére figyelemmel az együttműködő szerv köteles információátadási szabályzatot a honlapján  közzétenni.

4. Az elektronikus ügyintézést biztosító szerv minden olyan üzemszünet vagy üzemzavar bekövetkezése esetén köteles értesíteni a Felügyeletet, amely az elektronikus ügyintézés megvalósulását akadályozza. Az elektronikus ügyintézést biztosító szerv köteles az üzemszünetre vonatkozó tájékoztatását a SZÜF-ön, valamint saját honlapján a technikai tevékenység tervezett kezdő időpontja előtt 3 nappal közzétenni, és arról értesíteni a Felügyeletet. Üzemzavar bekövetkezése esetén ezt haladéktalanul meg kell tennie [Vhr. 53. § (1)-(2) bekezdés].
   

   Az együttműködő szerv minden olyan előre tervezett technikai tevékenységről köteles az együttműködő szerveket és a Felügyeletet legalább 5 nappal előbb tájékoztatni, amely az informatikai együttműködés korlátozását vagy akadályozását eredményezi. [E-ügyintézési tv. 56. § (2) bekezdés].

   Az üzemszünet, üzemzavar bejelentési kötelezettsége a Felügyelet honlapján, valamint a SZÜF felületen található elektronikus űrlap útján teljesíthető: https://www.dmu.gov.hu/uzemszunet

5. A elektronikus ügyintézést biztosító szerv honlapjának kialakításánál az E-ügyintézési tv., valamint a Vhr. valamennyi vonatkozó rendelkezését figyelembe kell venni, különös tekintettel a Vhr. 147. § (2) bekezdésére, amely szerint az együttműködő szervek tájékoztatására szolgáló honlapot egyértelműen meg kell különböztetni az ügyfelek tájékoztatására szolgáló honlaptól.

3. Az elektronikus ügyintézést biztosító szerveket az ügyfelek felé tájékoztatási kötelezettség terheli az alábbiak szerint:

Az E-ügyintézési tv. 8. § (1) bekezdése biztosítja az ügyfél elektronikus ügyintézéshez való jogosultságát, amely érvényesülésének egyik fő garanciája az ügyfelek tájékoztatáshoz való joga. Ezt a jogot az E-ügyintézési tv. 23. §-a rögzíti, mely az elektronikus ügyintézést biztosító szervet terhelő kötelezettségként jelenik meg.

Az E-ügyintézési tv. 26. § (1) bekezdése alapján az „elektronikus ügyintézést biztosító szerv az ügyek elektronikus intézéséhez szükséges vagy azt segítő, a Kormány által rendeletben meghatározott tartalmú tájékoztatást – önállóan vagy más elektronikus ügyintézést biztosító szervekkel együtt – közzéteszi olyan módon, hogy azt az ügyfél képes legyen megjeleníteni és tárolni.”

A Vhr. 34. § (1) bekezdése kimondja, hogy „a jogszabály által előírt nyilvános elektronikus tájékoztatást az interneten keresztül, a széleskörűen elterjedt böngészőprogramokkal olvasható, folyamatosan elérhető, kereshető, nyomtatható és megtekinthető módon kell közzétenni. A nyilvános elektronikus tájékoztatás felületeit minden esetben akadálymentesen hozzáférhetővé kell tenni fogyatékossággal élő személyek számára is.”

A Vhr. 37. §-a rögzíti, hogy „az elektronikus ügyintézést biztosító szerv köteles az E-ügyintézési tv. 26. § (1) bekezdése szerint tájékoztatni az ügyfeleket

1. elektronikus elérhetőségeiről;
2. ügyfélszolgálata elérhetőségéről;
3. az adatkezeléssel kapcsolatos lényeges körülményekről;
4. az üzemszünet, üzemzavar esetén követendő eljárásrendről;
5. az E-ügyintézési tv. 10. § b) pontja szerint igénybe vehető elektronikus útról
6. az E-ügyintézési tv. 18. § (2) bekezdés c) pontja szerint igénybe vehető elektronikus azonosítási szolgáltatásokról;
7. az elektronikus űrlap kitöltésével kezdeményezhető eljárásokról, az elektronikus űrlapok elérhetőségeiről;
8. az eljárásért fizetendő terhek elektronikus megfizetésének módjáró

4. Az elektronikus ügyintézéssel összefüggő adatok biztonságát szolgáló Kormányzati Adattrezorról szóló 466/2017. (XII. 28.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet) 12. § (1) bekezdése alapján archiválási szabályzat készítésére vonatkozó kötelezettség, a Korm. rendelet 2. § (1) bekezdése alapján pedig adattrezor-archiválási kötelezettség terheli az elektronikus ügyintézést biztosító szervet az általa saját szoftverkörnyezetben kezelt elektronikus információs rendszereiben és a nyilvántartásaiban tárolt nem minősített adatok tekintetében vagy azokkal együtt a teljes futtatási környezet tekintetében.

5. A Korm. rendelet 12. § (1a) bekezdése értelmében azonos hatáskörű területi államigazgatási szervek tekintetében az irányító államigazgatási szerv, területi kamarák tekintetében az országos kamara e szervekre kiterjedő hatállyal egységes archiválási szabályzatot fogadhat el. Az egységes archiválási szabályzat hatálybalépésének napján az egységes archiválási szabályzat hatálya alá tartozó szervek egyedi archiválási szabályzatai hatályukat vesztik. Az egységes archiválási szabályzat hatálya alá tartozó szervek - indokolt esetben - egyedi archiválási szabályzatot fogadhatnak el, amelyben az egységes archiválási szabályzattól eltérhetnek.

 A Korm. rendelet 12. § (5) bekezdése alapján az archiválási szabályzatot annak elkészítésekor, valamint a módosított archiválási szabályzat egységes szerkezetű változatát az archiválási szabályzat módosításakor a Felügyeletnek meg kell küldeni felülvizsgálat céljából. A Felügyeletnek az archiválási szabályzatot, annak beérkezését követő 60 napon belül vizsgálja felül. A szabályzat megküldésével egyidejűleg pedig el kell kezdeni az adattrezor-archiválás végrehajtását és a mentések Kormányzati Adattrezorba történő elhelyezését.

A Felügyelet honlapján és az Állami Futárszolgálat honlapján minden szükséges információ, mintaszabályzat, dokumentáció megtalálható a kötelezettség teljesítése érdekében.

https://www.dmu.gov.hu/kormanyzati-adattrezor

https://www.dmu.gov.hu/archivalasi-szabalyzat

http://www.police.hu/futar

6. Az egységes Állami Alkalmazás-fejlesztési Környezetről és az Állami Alkalmazás-katalógusról, valamint az egyes kapcsolódó kormányrendeletek módosításáról szóló 314/2018. (XII.27.) Korm. rendelet célja, hogy egy egységes és szabályozott fejlesztői környezet megteremtésével az állam működési érdekét szolgáló alkalmazásfejlesztések, az állam által erre a célra létrehozott és fenntartott, egységes állami követelmények mentén szabályozott módszertan szerinti folyamatokkal kialakított, minden érintett szereplő (megrendelő, fejlesztő, stb.) számára hozzáférhető fejlesztői környezetben valósuljanak meg. A párhuzamos és emiatt szükségtelen állami fejlesztések jövőbeni elkerülésének követelménye alapján került kialakításra az Állami Alkalmazás-katalógus (a továbbiakban: ÁAK), amelynek célja, hogy a jelenleg már használatban lévő állami alkalmazások egy egységes szempontrendszer alapján összegyűjtésre kerüljenek. Az ÁAK-ba való feltöltés biztosítja, hogy a közigazgatási szoftverekről, alkalmazásokról folyamatosan naprakész információk álljanak rendelkezésre azok állapotáról, ezáltal támogatva az állami szervek fejlesztésekkel összefüggő stratégiai tervezési feladatait.

Az ÁAFK Kr. hatálya a Kormány irányítása vagy felügyelete alá tartozó

• költségvetési szervek, valamint
• 100%-os állami tulajdonban lévő gazdasági társaságok és ezek 100%-os tulajdonában álló gazdasági társaságok (a továbbiakban együtt: 100%-os állami tulajdonban lévő gazdasági társaságok)

által kezdeményezett, a közfeladatok ellátása, támogatása vagy kiszolgálása érdekében szükséges, valamint az adott közfeladat ellátásához közvetetten kapcsolódó, a közfeladat ellátását nem önállóan biztosító, de azt közvetve támogató informatikai alkalmazásfejlesztésekre és alkalmazás-továbbfejlesztésekre terjed ki.

Az ÁAK-kal és annak használatával kapcsolatos információk az alábbi weboldalon érhetőek el:https://aafk.gov.hu/libra/

Az ősfeltöltést az állami érdekű alkalmazásokat működtető állami szervezeteknek – a Rendeletben meghatározott kivételekkel – az őket irányító minisztériumokkal közösen kell elvégezniük.